Perfiles, etapas y Journeys
Cómo funciona el sistema de automatización de LoteFlow — crea perfiles de bot para cada tipo de comprador, entiende las etapas y sus fases, y arma secuencias de mensajes que trabajan solas. Con ejemplos completos de principio a fin.
LoteFlow no es un chatbot que responde y ya: es un equipo de ventas automático. El contacto escribe, el agente correcto responde con la voz correcta, y si el contacto se queda en silencio, los Journeys lo acompañan con mensajes planeados hasta que vuelva — o hasta que tu asesor tome el deal.
Esta guía explica el sistema completo con un ejemplo que atraviesa toda la página: un desarrollo ficticio, Reserva Costera Telchac, con su Perfil predeterminado (la voz general y neutral del desarrollo, sin sesgo hacia lifestyle ni inversión) y dos perfiles especializados — Vida en Familia (voz cálida enfocada en hogar y seguridad) e Inversionista (voz analítica de ROI y plusvalía) — con sus secuencias automáticas en las etapas de marketing.
El mapa de abajo es el sistema completo de un vistazo: quién te habla (los anuncios y las reglas que asignan un perfil) y qué recibe cada contacto (las secuencias por perfil y etapa). Y está vivo: pasa el cursor por cualquier pieza para inspeccionarla — haz clic para fijar el detalle. Cada mensaje del mapa te muestra el WhatsApp exacto que recibiría el contacto, y por qué.
Cada desarrollo tiene exactamente un perfil predeterminado con la voz institucional del proyecto. Presenta el panorama completo y conversa sobre todos los beneficios del desarrollo (amenidades, plusvalía, planes de pago) para descubrir en qué está más interesado el contacto.
- Recibe a todo contacto orgánico, directo o cuya llegada no coincida con una regla de campaña específica.
- Mantiene el conocimiento completo del desarrollo y sirve de base para clonar los perfiles especializados.
- Conforme el contacto platica sus intereses, el sistema identifica su intención y lo canaliza hacia su perfil y journey ideal.
LoteFlow evalúa la procedencia y el contenido de los mensajes para asignar el perfil adecuado. Si un contacto llega sin un anuncio específico, inicia con el perfil predeterminado y el sistema lo ubica automáticamente en el perfil correspondiente una vez que la conversación avanza y se detecta su interés real.
- Orden de coincidencia inicial: anuncio (
ad_id_exact) → palabras clave → campaña → fuente. - Si no coincide de inmediato con una campaña, inicia en el perfil predeterminado explorando todos los beneficios del proyecto.
- A medida que la conversación se desarrolla y el contacto expresa sus prioridades (hogar familiar vs. inversión/ROI), LoteFlow lo traslada automáticamente al perfil especializado.
Un ad set es un grupo de anuncios de Meta con público y presupuesto propios. Este alimenta a Vida en Familia: la regla ad_id_exact reconoce el anuncio de origen que viaja con el primer mensaje de WhatsApp.
- Nadie adivina de dónde viene el contacto — Meta lo reporta y la regla lo enruta sola.
Otro set de la misma campaña familiar. Si varios sets comparten destino, puedes enrutarlos con una sola regla de campaña (campaign_exact) en vez de una por anuncio.
- El enrutado mira de dónde viene el contacto, no qué escribe.
El creativo cambia; la regla es la misma: ad_id_exact → Vida en Familia. Cada set puede tener su propia regla o compartir la de la campaña.
- Reserva Costera Telchac agrupa sus 3 sets familiares bajo la campaña «Vida en familia» — una regla de campaña los cubriría a los tres.
Anuncio de rentabilidad de la campaña presventa. La regla ad_id_exact manda a todo el que llegue desde aquí directo a Inversionista — antes de que la IA abra la boca.
- La regla se evalúa con el primer mensaje: el perfil correcto desde el primer segundo.
Mismo mecanismo, distinto ángulo creativo: este set habla de plusvalía y termina en el mismo perfil, Inversionista.
- Varios sets → un mismo perfil: perfecto cuando la campaña tiene varias líneas creativas.
Audiencia de retargeting: gente que ya interactuó con la campaña. No llega por un anuncio único, así que se enruta por campaña (campaign_exact) o por fuente.
- Perfecto para recordarle presventa a quien ya mostró interés y no cerró.
La voz cálida de Reserva Costera Telchac: habla de hogar, seguridad y mensualidades. Es el perfil predeterminado — define el prompt de personalidad, la bienvenida, la media que puede compartir y los ajustes del modelo.
- Sus journeys viven abajo: Bienvenida familiar y Recuperación familiar.
- Inversionista es su clon: misma calificación, distinta conversación.
Un clon de Vida en Familia con voz de ROI: presventa, plusvalía y rendimientos. Califica presupuesto y plazo exactamente igual — solo cambia el ángulo de la conversación.
- Tiene sus propias reglas de enrutado (los anuncios de la derecha) y sus propios journeys (abajo).
- Sin él, todo inversionista recibiría el tono familiar — correcto, pero genérico.
Para prospectos que apenas acaban de escribir su primer mensaje o han tenido mínima interacción. Es de fase marketing — no consume cupo del equipo de ventas y el bot ejecuta la bienvenida automática inicial con brochures y preguntas de descubrimiento.
- Al entrar, se inscribe automáticamente en el journey de descubrimiento — la IA envía el brochure y modelos en minutos.
- En cuanto el lead empieza a platicar activamente o solicita precios/visita, se promueve a Calificación (Ventas).
La etapa de entrada para inversionistas nuevos que aún no han entablado una conversación profunda. El bot entrega números clave y el dossier ejecutivo para despertar su interés.
- Inscripción inmediata en «Primer contacto inversionista» con métricas de plusvalía y tablas de presventa.
- Al responder y pedir opciones de inversión, pasa de inmediato a Ventas.
Para prospectos que estaban platicando o avanzando pero se quedaron en silencio (drop-off). El sistema los despromueve a Nutriendo para activar una campaña de reactivación y recuperar el deal sin quemar el tiempo del asesor.
- Si el lead responde a cualquier mensaje de recuperación, se reactiva al instante y regresa a Ventas con su asesor original.
- El journey Recuperación familiar comparte avances de obra, historias de éxito y beneficios especiales para rescatar el interés.
Para inversionistas que estaban evaluando el proyecto pero dejaron de contestar. Su journey de recuperación comparte unidades liberadas a precio preferente y datos de plusvalía para reenganchar al prospecto.
- Campaña de reactivación enfocada en oportunidades de mercado y escasez para recuperar el deal.
- En cuanto el inversionista reacciona, se promueve automáticamente de vuelta a Calificación.
La IA saluda con la voz cálida de Vida en Familia, confirma el interés en casas con jardín y sugiere los modelos más pedidos.
Sí — en Reserva Costera Telchac tenemos casas de 3 recámaras con jardín privado y acceso a la alberca familiar 🏡
Para darte la mejor recomendación: ¿buscas entrega inmediata o tienes pensado mudarte en unos meses?
- Se dispara al inscribirse: entrada inmediata en Descubrimiento dentro de la ventana de 24 h.
La IA comparte el Brochure digital completo en PDF con planos de distribución, acabados y fotos de las amenidades familiares.
Incluye los acabados y fotos de la casa club y parque infantil. ¿Qué te parece la distribución de la Casa Roble?
- Envío de material de valor tangible para involucrar a la familia en la decisión.
- Programado +3 h después del primer contacto.
Envía el masterplan ilustrado destacando las mejores ubicaciones frente a áreas verdes.
Los lotes marcados en verde son los que tienen jardín ampliado frente al parque.
- Visualización directa del proyecto para generar deseo de ubicación.
Invita a conocer la casa muestra y recorrer las amenidades en vivo el fin de semana.
¿Te gustaría que te reservemos lugar para ti y tu familia?
- Paso enfocado en convertir el interés digital en visita presencial.
- Si el contacto responde, se desactiva el drip y pasa a coordinación de cita.
Plantilla aprobada por Meta para contactar fuera de la ventana de 24 h con opciones de financiamiento y mensualidades accesibles.
Te compartimos un ejemplo de plan de financiamiento con mensualidades congeladas y enganche diferido en Reserva Costera Telchac 📄
¿Te gustaría que lo adaptemos a tu presupuesto?
- Ventana de 24 h cerrada → utiliza plantilla aprobada por Meta con documento adjunto.
Aviso de disponibilidad limitada para reactivar al contacto antes de cerrar la etapa.
Si aún estás evaluando opciones familiares, avísanos para apartar tu lugar antes del ajuste de tarifa este viernes.
- Cierre de secuencia de descubrimiento con llamado a la acción claro.
Reactivación de baja fricción tras caer en silencio.
Seguimos a tu disposición para cuando desees retomar la búsqueda de tu casa en Reserva Costera Telchac. ¿Pudiste revisar la información o tienes alguna duda puntual?
- Intento de recuperación suave sin presionar al prospecto.
Comparte avances reales de construcción para reforzar certidumbre.
Ya comenzamos con el colado de la alberca y la casa club. ¡Va tomando forma!
- Prueba visual de desarrollo que genera confianza y reaviva el interés.
Testimonio y caso real de una familia que ya vive en el residencial.
Nos encantaría que tu familia también disfrute de estos espacios. ¿Te gustaría agendar una visita rápida esta semana?
- Prueba social que conecta emocionalmente con el comprador.
Incentivo financiero de tiempo limitado.
¿Quieres que revisemos si aplica para tu modelo de interés?
- Beneficio tangible para destrabar la decisión económica.
Cierre formal de la secuencia de recuperación.
- Último toque de recuperación antes de pausar el contacto activo.
La IA abre directo con métricas financieras de presventa: 18%-24% de plusvalía proyectada y esquemas para inversionistas.
En la presventa de Reserva Costera Telchac manejamos lotes con plusvalía proyectada del 24% a entrega y esquemas de pago desde 15% de enganche 📈
¿Buscas inversión para renta patrimonial o plusvalía a corto plazo?
- Respuesta inmediata con lenguaje técnico y financiero que el inversionista espera.
Envía el Executive Dossier en PDF con tablas de amortización, proyecciones de plusvalía y costo por m² en la zona.
Incluye corridas financieras a 12, 24 y 36 meses.
- Material institucional de alto nivel para facilitar la evaluación financiera del cliente.
Envía el plano técnico identificando las unidades con mayor potencial de reventa rápida.
- Identificación visual de oportunidades exclusivas de inversión.
Presenta el benchmark comparando el retorno inmobiliario frente a CETES e inflación.
• Invertir en presventa Reserva Costera Telchac: 21.4% estimado anual • Instrumentos de deuda tradicional: 9.8%
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Plantilla autorizada por Meta ofreciendo condiciones preferenciales para adquisición de múltiples unidades.
Liberamos un paquete especial para inversionistas con descuento directo del 8% en compras de contado o a 24 MSI.
Te dejamos el resumen financiero en PDF.
- Envío de plantilla fuera de ventana con propuesta de valor de alto impacto.
Aviso de cambio de precio por cambio de etapa de comercialización.
A partir del lunes entra en vigor el incremento del 6% por cambio de etapa. ¿Deseas bloquear una unidad con precio actual?
- Urgencia genuina fundamentada en el calendario de precios de la desarrolladora.
Reactivación para inversionistas que pausaron la conversación.
Retomamos contacto contigo porque abrimos una nueva sección de macrolotes comerciales en Reserva Costera Telchac. ¿Sigues buscando opciones para diversificar tu portafolio este año?
- Pregunta de reenganche directa orientada a negocio.
Envío de inventario recién liberado con condiciones de salida preferencial.
Te dejamos la ficha técnica en PDF por si es de tu interés.
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Noticia sobre obras públicas o infraestructura cercana que elevan el valor del desarrollo.
Este proyecto de infraestructura aumentará la plusvalía de la zona en un 12% adicional a la entrega.
- Argumento externo e institucional que revalida el proyecto.
Apertura para negociar corridas financieras personalizadas.
¿Quieres que armemos una corrida a tu medida?
- Flexibilidad comercial para clientes de alto ticket.
Cierre del ciclo de recuperación para inversionistas.
Cuando desees revisar nuevas aperturas de etapas, estamos a un mensaje de distancia.
- Cierre formal con datos preservados para futuras campañas de lanzamiento.
Los journeys son 100% personalizables en duración y cadencia. Como ejemplo ilustrativo, una secuencia puede extenderse con recordatorios espaciados (ej. a 7, 14 o 30 días, o los intervalos que defina tu equipo) usando plantillas aprobadas con prueba social, avances de obra, invitaciones a webinars informativos o recorridos presenciales.
- Tú defines libremente el número de pasos, los días u horas de retraso y el canal de envío en
Marketing → Journeys. - El motor pausa el reloj durante el horario silencioso para que los mensajes siempre salgan en horarios comerciales adecuados.
- Utiliza «Ver como contacto» para simular en tiempo real todo el recorrido y los tiempos exactos de entrega.
Cadencia totalmente flexible: puedes programar recordatorios de seguimiento con la periodicidad que requiera tu estrategia (ej. a 7 días, quincenal o mensual) con alertas de cambio de lista de precios, convocatorias a webinars exclusivos de inversión con el desarrollador y reportes de plusvalía.
- Flexibilidad total: añade tantos pasos como necesite tu proceso comercial sin límites artificiales.
- El motor distingue automáticamente entre mensajes libres (con IA) dentro de la ventana de 24 h y plantillas aprobadas fuera de ella.
- Prueba la secuencia completa con un solo clic desde el simulador.
El contacto interactuó y mostró alta intención: se promueve automáticamente a la Fase Ventas. Se asigna un asesor inmobiliario humano al deal y consume capacidad del equipo.
- La IA sigue respondiendo 24/7 en modo Co-pilot, pero ahora el asesor recibe notificaciones push y sugerencias en tiempo real.
- El asesor tiene a la vista el Buyer Profile (presupuesto, readiness score y modelos de interés).
El sistema asigna un asesor inmobiliario y le envía una notificación push inmediata en la app móvil (iOS / Android) con el perfil completo del prospecto y la sugerencia de contacto.
Acción sugerida: Llamar directamente para agendar visita a la casa muestra.
- Alerta nativa push en iOS/Android: el asesor es notificado al instante sin importar dónde esté.
- El asesor entra al chat conociendo todo el historial previo sin tener que preguntar de nuevo.
El asesor realiza el contacto telefónico directo desde el panel para resolver dudas puntuales, conectar con el comprador y avanzar hacia el cierre — ya sea coordinando una visita al desarrollo o procediendo directamente con la propuesta.
- Velocidad de respuesta: la atención inmediata en minutos acelera el proceso de decisión y fideliza al cliente.
Se analiza el esquema de financiamiento directo del desarrollo: porcentaje de enganche, plazo en mensualidades (ej. 12, 24 o 36 MSI) y pagos extraordinarios para estructurar una corrida personalizada.
- Adapta el financiamiento directo a la capacidad de pago del comprador antes de emitir la cotización formal.
Hay un interés de compra formal: lote seleccionado, cotización interactiva enviada y seguimiento activo del asesor (visita presencial o cierre directo a distancia).
- Se emite la cotización interactiva con PDF oficial y enlace web protegido.
- Si el comprador solicita ajustes en enganche o plazos, la cotización se actualiza al instante.
El asesor (o la IA con autorización) genera una cotización personalizada con desglose de pagos y vigencia de apartado.
Puedes revisarla en tu visor interactivo:
portal.reservatelchac.mx/cotizacion/c-8921
¿Te gustaría que agendemos la visita para apartarla este sábado?
- Cotizaciones oficiales con cálculo financiero exacto y validación de inventario en tiempo real.
Confirmación y recordatorio automático de la cita en el showroom del desarrollo.
- Recordatorio con geolocalización de Google Maps y QR de acceso al desarrollo.
El comprador acepta la cotización directamente en su visor web y realiza el pago de apartado mediante pasarela o transferencia SPEI.
- Bloquea el lote en el inventario oficial al instante para evitar doble venta.
El cliente acepta la cotización y procede al cierre formal: pago de apartado en línea, firma electrónica del contrato y liquidación del enganche vía CLABE única para activar el calendario de pagos.
- El comprador aparta su unidad en línea directamente desde el visor de cotización (monto configurable por desarrollo, ej. $5,000 MXN).
- LoteFlow genera el contrato con validez legal y lo envía para firma digital en el portal.
- Se asigna una CLABE SPEI personalizada para recibir la transferencia del enganche y dar inicio al calendario de mensualidades.
Aceptación de la cotización digital y pago del apartado (monto 100% configurable según las políticas de cada desarrollo, ej. $5,000 MXN) con confirmación inmediata.
• Monto recibido: $5,000 MXN • Folio: TEL-2026-089 • Fecha: 15 de Octubre, 2026
Se ha reservado tu unidad en inventario y enviado el borrador de contrato a tu correo.
- Confirmación en segundos y bloqueo automático de disponibilidad en el inventario.
- Monto 100% configurable: el desarrollo define libremente el importe del apartado (ej. $5,000 MXN, $10,000 MXN o el monto que requiera su esquema comercial).
LoteFlow genera el contrato con los datos del comprador y el plan de pagos pactado, listo para firma electrónica con validez legal en el portal del cliente.
Puedes firmarlo en tu portal seguro:
portal.reservatelchac.mx
Solo ingresa con tu número de WhatsApp para recibir tu código de acceso y firmar en 2 minutos desde tu celular.
- Sin traslados ni burocracia: firma digital con trazabilidad y sellado de tiempo.
Tras la firma, el comprador transfiere el enganche pactado a su cuenta CLABE única para activar formalmente el plan de mensualidades.
Para liquidar tu enganche y activar tu plan de pagos:
• Monto de enganche: $320,000 MXN • Banco: STP • Tu CLABE única: 646180123456789012 • Beneficiario: Reserva Costera Telchac SA de CV
Al recibir tu transferencia SPEI, el sistema registrará tu enganche y comenzará tu calendario de mensualidades.
- Conciliación instantánea del enganche: en cuanto entra el SPEI se activa el calendario de mensualidades.
Gestión automatizada del ciclo de cobranza: recordatorios amigables de pago a 7, 5 y 1 día antes del vencimiento por WhatsApp, emisión de recibos y conciliación bancaria SPEI.
- Secuencia preventiva de recordatorios (7 días, 5 días y 1 día antes).
- Conciliación bancaria automatizada vía CLABE única por cliente, o registro manual si el desarrollo lo prefiere.
- Envío automático del comprobante y actualización del estado de cuenta en tiempo real.
Primer aviso anticipado con el desglose completo de la mensualidad, datos bancarios SPEI y acceso al portal.
Te recordamos con anticipación que tu mensualidad 03/24 de la Casa Roble vence en 7 días (el día 15).
• Monto: $18,450 MXN • Banco: STP • CLABE SPEI: 646180123456789012 • Beneficiario: Reserva Costera Telchac SA de CV • Concepto: TEL-ROBLE-L14
Puedes consultar tu estado de cuenta en:
portal.reservatelchac.mx/pagos
- Todos los datos bancarios en el mismo mensaje para realizar la transferencia en segundos desde la app bancaria.
Segundo aviso con datos SPEI directos y opción de adjuntar comprobante.
Tu pago de $18,450 MXN vence en 5 días (el 15).
Datos de transferencia directa: • CLABE SPEI: 646180123456789012 (STP) • Monto: $18,450 MXN
Si ya realizaste tu transferencia, nuestro sistema la conciliará automáticamente y te enviará tu recibo por aquí 📄
- Mantiene el pago presente con los datos de transferencia listos para copiar y pegar.
Aviso final con datos bancarios completos para asegurar la puntualidad del pago antes de la fecha límite.
Tu mensualidad 03/24 de Reserva Costera Telchac vence mañana (día 15).
• Monto: $18,450 MXN • CLABE SPEI: 646180123456789012 • Banco: STP • Concepto: TEL-ROBLE-L14
También puedes pagar con tarjeta de crédito/débito en tu portal seguro:
portal.reservatelchac.mx/pagos
¡Muchas gracias por tu puntualidad!
- Máxima efectividad: reduce la morosidad a menos del 3% con información inmediata sin fricción.
Recepción de transferencia SPEI, match automático de pago y entrega instantánea del recibo oficial.
Aplicamos tu pago de $18,450 MXN a la mensualidad 03/24. Tu estado de cuenta ha sido actualizado al corriente.
Te adjuntamos tu recibo oficial en PDF.
- Cero carga administrativa: match instantáneo de pagos y entrega inmediata de comprobantes.
Las seis piezas del sistema
Antes de armar nada, conviene nombrar las piezas. Todo lo que sigue de la guía se apoya en estos seis conceptos — cada uno tiene su hogar en la interfaz.
Quién habla. La voz, personalidad y reglas del agente. Un desarrollo tiene su perfil base y clones especializados (ej. «Vida en Familia» e «Inversionista»). Se crean en Bot Studio → Perfiles.
Dónde está el contacto dentro de tu proceso (Descubrimiento, Calificación, Nutriendo…). Todo contacto siempre está en una etapa. Se administran en Ventas → Pipeline.
El «tipo» de cada etapa: marketing, ventas o cerrado. Define visibilidad, cupo del equipo y quién manda: el bot o el asesor.
La secuencia automática de un perfil en una etapa. Un journey por cada combinación perfil × etapa. Se crean en Marketing → Journeys.
Cada mensaje del journey: con IA, texto libre o plantilla — con su retraso y condiciones de envío.
El vínculo contacto ↔ journey. Se crea al entrar a la etapa, avanza paso a paso y se cancela cuando el contacto sale de la etapa.
Paso 1 · Crea tus perfiles
Un perfil de bot es mucho más que un nombre: define el prompt de personalidad, la bienvenida, los medios que puede compartir y los ajustes del modelo (temperatura, multi-mensaje, si puede crear cotizaciones…).
El perfil predeterminado manda
Cada desarrollo tiene exactamente un perfil predeterminado — contiene la voz institucional y neutral del desarrollo, sin sesgos hacia familias ni inversión. Los demás perfiles especializados se crean clonándolo y sobreescriben solo la voz para hablarle a cada audiencia específica. La calificación, reglas de descuento y el conocimiento técnico del desarrollo se heredan del perfil predeterminado.
-
1
Crea el perfil base
En
Bot Studio → Perfiles, define nombre, tono y bienvenida del perfil principal. Este será tu perfil predeterminado. -
2
Clónalo para cada audiencia
Usa Clonar sobre el perfil base y ajusta solo la voz: para «Inversionista», prompt enfocado en plusvalía, presventa y rendimientos.
-
3
Añade reglas de enrutado
En cada perfil no-default, define qué contactos le tocan: palabras clave, anuncio de origen, campaña o fuente.
Captura pendiente
img/screens/profiles-list.png
¿Cómo se le asigna un perfil a un contacto?
Cuando entra el primer mensaje de un contacto, LoteFlow evalúa el anuncio de origen y las reglas de enrutado por prioridad. Si coincide de inmediato con una campaña específica (por ejemplo, el anuncio de rentabilidad de Instagram), entra directamente a ese perfil. Si llega de forma orgánica o sin un anuncio determinado, inicia en el perfil predeterminado y, conforme avanza la plática, LoteFlow detecta sus intereses y lo ubica automáticamente en el bucket y perfil especializado correspondiente.
Las reglas disponibles para enrutado directo desde el primer mensaje:
| Regla | Qué coincide | Ejemplo en Reserva Costera Telchac |
|---|---|---|
ad_id_exact |
El contacto llegó de un anuncio específico de Meta | Todo el que llegue del anuncio «Invierte en presventa» → Inversionista |
first_message_keyword |
Palabras en el primer mensaje | «rentabilidad», «inversión», «ROI» → Inversionista |
campaign_exact |
El nombre de la campaña de Meta | Campaña «Presventa 2026» → Inversionista |
referral_cta_exact |
El texto del botón del anuncio clic-a-WhatsApp | CTA «Quiero invertir» → Inversionista |
source_exact / source_regex |
La fuente del contacto | Contactos de la feria inmobiliaria → perfil propio |
forwarded_exact |
El número llegó reenviado por otro cliente | — |
Paso 2 · Entiende las etapas y sus fases
Cada contacto está siempre en una etapa de tu pipeline. Lo que le da poder al
sistema es que cada etapa pertenece a una fase: marketing, ventas o
cerrado.
- Para leads nuevos con mínima interacción o que abandonaron la plática
- No consumen cupo del equipo de ventas
- Aquí trabajan los journeys automáticos y las campañas de reactivación
- Visibles en pipeline e inbox
- Consumen cupo y se asignan a asesores
- Los journeys se pausan o salen (según configures)
- Sin drip automático
- Regresan solo por re-ingreso (ej. post-venta → nutrición)
El movimiento entre fases es automático
Reserva Costera Telchac conecta sus etapas con dos cables, y el sistema hace el resto:
- Promoción (marketing → ventas). Si el lead estaba en Descubrimiento y escribe de nuevo mostrando interés activo (por defecto, el 2.º mensaje en la etapa), o un asesor toma la conversación, se promueve al instante a Ventas y se le asigna un asesor.
- Despromoción y Recuperación (ventas → marketing). Si un contacto de ventas que venía interactuando se queda 7 días sin escribir (drop-off), el barrido nocturno lo baja a su etapa de Nutriendo — y ahí lo recoge la campaña de reactivación para recuperar el lead automáticamente.
Las etapas predeterminadas
Al crear tu desarrollo, LoteFlow siembra 8 etapas ya cableadas — puedes renombrarlas, agregar o quitar:
| Etapa | Fase | Papel en el pipeline |
|---|---|---|
| Descubrimiento | Marketing | Prospectos nuevos con mínima interacción inicial |
| Nutriendo | Marketing | Leads que estaban platicando y se apagaron (campaña de reactivación) |
| Calificación | Ventas | Lead interactuando activamente — se califica interés y presupuesto |
| Oportunidad | Ventas | Hay un deal activo (lote seleccionado, cotización, visita) |
| Abandono de Calificación / de Oportunidad | Marketing | Soltaron el deal en ventas → recuperación automática |
| Post-venta | Cerrado | Cliente ganado y lote apartado |
| Perdido | Cerrado | Deal perdido (con razón de pérdida) |
Paso 3 · Crea un journey por perfil y etapa
Aquí es donde todo se junta: un journey es la secuencia automática de un perfil en una etapa. El mapa del inicio tiene las cuatro secuencias de Reserva Costera Telchac — pasa el cursor por cualquier mensaje y verás el WhatsApp exacto que recibiría el contacto, y por qué.
Fíjate en dos decisiones de diseño que Reserva Costera Telchac tomó y que te recomendamos:
- Ventas sin journeys. En el mapa no verás ninguna secuencia sobre
CalificaciónuOportunidad: cuando el deal está caliente, mandan los humanos. (Puedes crear journeys en ventas — por ejemplo, un recordatorio post-visita — pero es opcional.) - Nutriendo pre-creado e inactivo. Los dos journeys de recuperación (las tarjetas punteadas del mapa) llegan pre-armados pero apagados: los activas cuando tú decidas, desde el aviso de activación en la lista de journeys.
Captura pendiente
img/screens/journeys-list.png
Anatomía de un journey: «Bienvenida familiar»
Este es el journey de Vida en Familia en la etapa Descubrimiento. Tres pasos, dos mundos:
-
1 Saluda y recomienda 2 lotes a medida Mensaje con IA La IA usa la voz de Vida en Familia: bienvenida cálida, confirma el interés y suelta dos lotes dentro del presupuesto ya detectado del contacto.
-
2 Comparte el masterplan e invita a visitar Mensaje con IA Mensaje con el masterplan y la invitación al recorrido del sábado. Si el contacto responde antes, la secuencia se reprograma — nunca se atasca.
-
3 Plantilla «recordatorio_presventa» Plantilla Si el contacto nunca respondió, la ventana de 24 h de WhatsApp cierra y solo se pueden mandar plantillas aprobadas. Las variables (nombre, lote sugerido) se rellenan solas.
Configuración del journey: horario silencioso 22:00–08:00 · tope de 40 envíos/día · reiniciar la secuencia cuando el contacto responde: sí · al agotar los pasos: detener.
Las dos vías de envío: la ventana de 24 h
WhatsApp solo permite mensajes libres dentro de las 24 h posteriores al último mensaje del contacto. Fuera de esa ventana, únicamente plantillas aprobadas por Meta. Cada paso de tu journey vive en uno de esos dos mundos — y el sistema escoge la vía según la ventana al momento de enviar:
- La IA redacta con la voz del perfil y el contexto completo del contacto
- Puede usar herramientas: buscar lotes, mandar media, calcular financiamiento
- Ideal para descubrimiento y seguimiento cercano
- Solo salen plantillas con estado APROBADO
- Variables automáticas: nombre, desarrollo, lote sugerido…
- Cada plantilla cuenta para el tope mensual de plantillas del desarrollo
Los controles del journey
Cada journey trae controles para que automatice sin quemar a tu audiencia:
| Control | Qué hace | Valor en «Bienvenida familiar» |
|---|---|---|
| Horario silencioso | No envía de noche; el tiempo en silencio pausa el reloj de los retrasos | 22:00 – 08:00 |
| Tope diario | Máximo de envíos por día para este journey | 40 |
| Ritmo de envío | Suaviza la salida para no parecer ráfaga | 1 por minuto |
| Reiniciar al responder | Si el contacto escribe, la secuencia se reprograma completa | Sí |
| Frenos de fase | Detiene el journey si hay cotización activa, contrato o el contacto pidió baja | Todos activos |
| Al agotar los pasos | Qué pasa cuando se terminan los pasos: detener, escalar a humano o avisar al admin | Detener |
| Prioridad | Cuando varios journeys compiten por el presupuesto de envío del día, manda primero el de más prioridad (arrastra las tarjetas para reordenar) | Media |
Plantillas para los pasos fríos
Para los pasos fuera de ventana necesitas plantillas. En Marketing → Plantillas tienes la
Biblioteca LoteFlow: plantillas ya redactadas y listas para instalar, marcadas con
listas para journey cuando todas sus variables se rellenan solas.
Paso 4 · El ciclo completo: Marta y Raúl
Configuración lista. Ahora, un martes cualquiera en Reserva Costera Telchac llegan dos prospectos — y viven el sistema de punta a punta.
Marta — familia, desde el anuncio general
Marta llega del anuncio general de Facebook (sin regla de enrutado → perfil por defecto: Vida en Familia). Su experiencia, mensaje a mensaje:
¡Hola! Vi el anuncio de las casas con alberca 🏊 ¿Me dan info de precios?
Primer mensaje · entra a «Descubrimiento»¡Hola, Marta! Qué gusto 😊 Sí — todas nuestras casas tienen alberca comunitaria. Para mostrarte lo mejor: ¿3 recámaras te sirve? Vi que preguntaste por precios de mensualidad…
Paso 1 · IATe comparto el masterplan 🗺️ Este sábado damos recorrido a las 11 am — ¿te aparto un lugar?
Paso 2 · IA (+3 h)¡Sí! Me late el sábado 🙌
Responde → la secuencia se reprograma¡Marta! Soy Roberto de Reserva Costera Telchac. Te confirmo el sábado 11 am — llegas a la caseta y yo te espero 😄
Humano con contexto completoHola Marta 👋 Te escribo de Reserva Costera Telchac — Jazmín 12, la que te gustó, sigue disponible. ¿La seguimos viendo?
Journey «Recuperación familiar» · plantilla¡Perdón! Sí sigo interesada 😅 ¿Me enseña Jazmín 12 el viernes?
Responde al journeyLa misma historia, vista como calendario:
Raúl — inversionista, desde el anuncio de presventa
Raúl llega el mismo día por el anuncio «Invierte en presventa». La regla ad_id_exact
lo enruta a Inversionista, y su journey es otro:
Buenas tardes, vi el anuncio de presventa. ¿Qué rentabilidad manejan? Busco para inversión 📈
Primer mensaje · regla del anuncio coincideBuenas tardes, Raúl 👋 En presventa manejamos plusvalía proyectada del 24% a entrega. Para inversionistas arrancamos con Jazmín 08 (entrega a 14 meses) o Cedro 03 (esquina, mayor plusvalía). ¿Te comparto la tabla de presventa?
Paso 1 · IA — voz ROITe dejo además el comparativo de rendimientos por tipo de unidad 📊 Cualquier duda, por aquí.
Paso 2 · IA (+3 h)Hola Raúl — te comparto las unidades con descuento de inversión disponibles esta semana en Reserva Costera Telchac 📄
Paso 3 · plantilla (cierre de ventana +2 h)Míralo en vivo
Las mismas dos conversaciones, tal como las ve tu equipo — dale play a cada teléfono:
Marta responde dentro de la ventana: la IA conversa, la secuencia se reprograma y el segundo mensaje la promueve a ventas.
Raúl no responde: el último mensaje es la plantilla del paso 3 (fuera de ventana). El journey se agota y se detiene.
¿Qué disparó cada mensaje?
| Mensaje | ¿Quién lo escribió? | ¿Qué lo disparó? | Controles aplicados |
|---|---|---|---|
| Bienvenida a Marta + 2 lotes | IA · paso 1 de «Bienvenida familiar» | Inscripción al entrar a la etapa | Ventana abierta · horario silencioso |
| Masterplan + invitación (Marta) | IA · paso 2 | +3 h del paso anterior | Su respuesta reinició la secuencia; se promovió antes del paso 3 |
| Plantilla «recordatorio_presventa» (Marta) | — no se envió | Programada para cierre de ventana +2 h | Cancelada: Marta pasó a fase ventas y salió del journey |
| Respuesta ROI a Raúl | IA · paso 1 de «Primer contacto inversionista» | Inscripción al entrar a la etapa | Enrutado por ad_id_exact · ventana abierta |
| Plantilla «oportunidad_presventa» (Raúl) | Plantilla · paso 3 | Cierre de ventana +2 h | Fuera de ventana → solo plantillas aprobadas |
| Fin del journey de Raúl | — | Último paso ejecutado sin respuesta | Agotamiento → acción «detener» |
Límites y buen ciudadano
Los journeys están diseñados para acompañar sin agobiar. Cada envío cruza esta lista de verificación — si algo falla, el envío se recalendariza o se cancela, nunca se improvisa:
Y del otro lado, la pestaña Actividad de cada journey te dice si está funcionando: tasa de respuesta, entregados y leídos, respuestas por paso, y recuperaciones — los contactos que volvieron al pipeline dentro de 72 h después de un envío.
Captura pendiente
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Recetas listas para copiar
Tres secuencias probadas para arrancar. Créalas en Marketing → Journeys y ajusta
retrasos a tu ritmo de venta:
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1 Bienvenida y descubrimiento — etapa de entrada (marketing) Mensaje con IA Saluda con la voz del perfil y descubre presupuesto, recámaras y plazo.
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2 Masterplan + invitación a visitar Mensaje con IA Media del desarrollo y llamada a la acción concreta (recorrido, llamada, cotización).
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3 Recordatorio de presventa Plantilla Rescate frío con urgencia suave. Al agotar: detener.
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1 «Seguimos por aquí» — recuperación de abandono Plantilla Reconoce el silencio sin presionar y ofrece retomar donde quedó.
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2 Prueba social + disponibilidad Plantilla Testimonio breve y unidades disponibles esta semana. Al agotar: notificar al admin para seguimiento manual.
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1 Post-visita — etapa de ventas (opcional) Mensaje con IA Agradece la visita y ofrece la cotización formal del lote que más gustó.
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2 Recordatorio de cotización Plantilla Solo si la cotización sigue sin respuesta. En ventas, menos es más.
Preguntas frecuentes
¿Puedo tener dos journeys en la misma etapa?
Por perfil, sí — de hecho es la idea: un journey por cada combinación perfil × etapa. Un mismo perfil solo puede tener un journey en una etapa, porque un contacto se inscribe en el journey de su conversación (el perfil con el que fue enrutado).
¿Qué pasa si el contacto responde a mitad del journey?
Con «reiniciar al responder» activado (lo recomendado), la secuencia se reprograma completa desde el paso 1. Y si con esa respuesta cruza el umbral de promoción, sale del journey directamente: pasó a ventas.
¿Todos los mensajes los escribe la IA?
No — cada paso eliges el tipo: IA (redacta con la voz del perfil), texto libre (tú escribes el mensaje exacto) o plantilla (aprobada por Meta, obligatoria fuera de la ventana de 24 h). También existe el paso «escalar a humano» para meter a un asesor en medio de la secuencia.
¿Por qué no se envió mi plantilla?
Las causas más comunes, en orden: la plantilla sigue pendiente o rechazada en Meta; se alcanzó el tope maestro de plantillas del día; era horario silencioso; o el contacto está de baja. La pestaña de actividad y los envíos cancelados te dicen exactamente cuál fue.
¿Los journeys van a saturar a mis prospectos?
Está diseñado para que no: horario silencioso, tope diario por journey, tope de fatiga global por contacto y cola de prioridad entre journeys. Y cada mensaje cruza la lista de frenos del paso anterior — si algo no cuadra, el envío simplemente no sale.
¿Cómo pruebo un journey sin molestar contactos reales?
Con «Ver como contacto» en el constructor: una simulación determinista que recorre los pasos tal como los viviría un contacto, sin enviar nada.
¿Qué pasa si muevo a alguien de etapa a mano en el kanban?
Lo mismo que con la promoción automática: sale del journey de su etapa anterior y se inscribe en el journey de su perfil en la etapa nueva (si existe). El kanban y la automatización comparten exactamente las mismas reglas.
¿Puedo duplicar un journey a otra etapa?
Sí — el menú de la tarjeta tiene Duplicar, y te pide una etapa destino que aún no tenga journey para ese perfil. Perfecto para llevar «Bienvenida familiar» a una etapa de entrada alternativa.
¿Esto funciona para WhatsApp únicamente?
Los journeys entregan por el canal de la conversación (WhatsApp, Telegram o chat web). Las reglas de la ventana de 24 h y las plantillas son específicas de WhatsApp; en los otros canales siempre hay vía libre.
Glosario rápido
- Perfil de bot
- La voz del agente: prompt, bienvenida y ajustes. Uno por defecto + clones por audiencia.
- Etapa
- La posición del contacto en tu pipeline. Siempre hay una.
- Fase
- El tipo de etapa: marketing, ventas o cerrado.
- Journey
- Secuencia automática de un perfil en una etapa.
- Paso
- Un mensaje del journey: IA, texto libre o plantilla.
- Inscripción
- El vínculo contacto ↔ journey que avanza paso a paso.
- Ventana de 24 h
- El plazo de WhatsApp para mensajes libres tras el último mensaje del contacto.
- Plantilla
- Mensaje con formato aprobado por Meta — la única vía fuera de ventana.
- Horario silencioso
- Franja nocturna sin envíos; pausa el reloj de los retrasos.
- Cap diario
- Tope de envíos por día (por journey y global por desarrollo).
- Agotamiento
- Qué pasa al terminar los pasos: detener, escalar o notificar.
- Recuperación
- Journey de las etapas de abandono: devuelve contactos fríos al pipeline.
¿Listo para armar el tuyo? Empieza con un journey — el de bienvenida de tu perfil por defecto — y déjalo correr una semana. La pestaña de Actividad te dirá qué sigue.